La 25ème heure
Vous courrez prendre votre métro, vous courrez dans les couloirs entre deux réunions, vous courrez récupérer vos enfants. Vous courrez encore et encore dans l’espoir de grapiller quelques minutes par ci par là.
Les auteurs de la 25ème heure ont choisi de se poser afin d’interroger plus de 200 start uppers sur leurs techniques de productivité. Et ils vous proposent de vous les partager dans le but de gagner 1h. Une heure par jour !
De mon côté, je vous fais gagner le temps de lecture de ce livre en vous livrant à domicile un résumé tout chaud. Arrêtez donc de courir et lisez ce qui suit !
S’ORGANISER
1) Dire non
Pour s’organiser, Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont, les trois auteurs de ce livre nous rappellent que le premier point indispensable à maîtriser est d’apprendre à DIRE NON. (cf mon dernier article Dire non, mettre des limites : votre outil clé pour durer !
En effet, savoir dire non est clé car plus on avance dans sa carrière plus on est sollicité et de manière quasi exponentielle alors qu’à l’inverse notre capacité à absorber de nouvelles tâches est assez constante.Un conseil d’un start-uppers avisé est de refuser minimum 20% des demandes de réunions . Moins il considère que vous etes mal organisé !
L’alternative : proposer de la transformer en discussion en one to one de quelques minutes.
2) To do list
Le 2ème point utile pour mieux s’organiser est de faire des TO DO list. Rien de nouveau sous le soleil me direz-vous. Cependant les auteurs estiment que nous sous-utilisons cet outil.Pour maximiser ses effets, ils conseillent de noter exhaustivement l’ensemble des tâches que nous devons réaliser arguant de nous soulager de l’effet zeigarnik.
L’effet zeigarnik c’est le fait qu’une tâche non achevée prend plus de place dans notre cerveau qu’une tâche achevée. Elle reste comme un fichier ouvert sur votre ordinateur et comme pour l’ordinateur, lorsque vous avez x fichiers ouverts en même temps, cela plante. Cela correspond à cette désormais célèbre “charge mentale” décrite par la dessinatrice Emma qui a fait le buzz récemment..
Or lorsque vous notez l’ensemble de ce que vous devez faire, vous pouvez libérer votre mémoire de cette information. Pour l’utiliser facilement cette to do liste se doit d’être précise. Vous pouvez décrire les tâches via un verbe à l’infinitif suivi de l’ensemble des éléments spécifiques à effectuer. Une alternative : écrire le résultat souhaité. Par exemple : l’article de blog est terminé.Elle peut être papier ou une des nombreuses applis : evernote, trello, wunderlist, remember the milk etc.
3) La règle des 3 tâches
C’est inspiré de la fameuse fable sur la jarre que l’on remplit de gros cailloux, de petits cailloux et de sable évoqué par Stephen Covey dans son bestseller The 7 habits of highly effective people. L’idée étant que pour que tout rentre il faut démarrer par les gros cailloux.
Dans votre journée, vous devez démarrer par identifier vos 3 gros cailloux. Chaque veille au soir ou chaque matin, vous devez vous demander quelles sont les 3 choses que vous voulez absolument avoir accompli dans cette journée.Ensuite, il est indispensable de leur allouer un temps.
Ce que les auteurs appellent le time boxing. Ils recommandent de pouvoir noter dans son agenda tant les sessions de travail personnel que les réunions et donc de pouvoir y inscrire avec une durée identifiée préalablement vos 3 tâches prioritaires du jour.
4) Arrêter de procrastiner
La solution la plus simple est de se fixer des deadlines. Si vous avez quelque chose une présentation à rendre devant des clients, vous n’allez pas pouvoir vous défiler, vous allez stresser devant l’échéance et vous y mettre. Ils conseillent ainsi de se créer ses propres dates butoirs : annoncer à son boss que l’on souhaite lui présenter ses chiffres d’ici une semaine etc
Une autre solution est de comprendre qu’il faut agir pour être motivé et non l’inverse. Passé la première seconde, la première minute, le niveau de souffrance diminue. Je l’expérimente en ce moment même avec l’écriture de cet article que je reportais depuis quelques jours :)
SE CONCENTRER
Chasser les pensées parasites
Le premier point pour éviter de systématiquement penser à autre chose que ce que vous êtes en train de faire est encore une fois d’utiliser votre TO DO liste pour noter l’ensemble des tâches à effectuer qui vous passent par la tête.Savoir se concentrer aujourd’hui devient le nerf de la guerre.
Il y a le télétravail qui permet de vous isoler et de travailler sereinement ou éventuellement vous évader quelques heures pour travailler d'un café si c'est envisageable dans votre société.Pour créer votre bulle quand vous n’êtes pas chez vous, il existe tout simplement les écouteurs. A utiliser avec modération pour ne pas rompre toute relation sociale au sein de votre entreprise mais efficace ponctuellement sur un dossier à boucler.
Une autre source très efficace de distraction et de perte de temps est le traitement des emails.
Les auteurs recommandent de le faire MAXIMUM 3 FOIS PAR JOUR.Oui vous avez bien lu. C’est sans doute un des conseils les plus compliqués à appliquer car à l’antipode de la culture de la plupart des entreprises et pourtant redoutable. Ils recommandent également de ne lire vos mails de travail sur vos heures de travail, en tout cas quand vous êtes en mesure de le traiter sinon on se retrouve avec l’effet Zeigarnik évoqué plus haut.
ACCELERER
1) Les fondamentaux
Savoir se reposer
Faire du sport
Enfin, le livre nous propose d’automatiser vos login/ password pour chaque site auquel vous êtes abonné ou encore les formulaires que vous remplissez vingt fois par semaine et ce via les sites Apassword ou Dashlane.
2) Les réunions en version accélérée
La recette magique : 0 retard - 1 écran - 2 pizzas - 30 minutes
La recette décortiquée, cela signifie :
La réunion commence à l’heure. A l’heure pile. Oui, je vous vois vous plier de rire dans votre chaise. Leur proposition : l’organisateur de la réunion demande aux retardataires si c’est compliqué pour eux d’arriver à l'heure et propose le cas échéant, de modifier l’horaire de cette réunion hebdomadaire par exemple. La réunion n'est pas décalée mais la fois suivante ils arrivent à l'heure.
2 pizzas , c’est ce que le fondateur d’Amazon explique : ne jamais organiser une réunions où il faudrait commander plus de 2 pizzas s’il fallait nourrir tout le monde soit : 4 à 6 personnes.
Un écran, cela veut dire adieu vos smartphones. Une possibilité : la tour de téléphone à l’entrée.Et maximum 30 minutes.Si cette réunion est censée être courte (moins de 15 minutes), il est même préférable de la faire debout. Version Silicon valley (la classe) le stand up meeting autour d’une table haute évitera les discussions interminables sans valeur ajoutée.
QUE FAIRE DE CETTE 25ème HEURE ?
Alors que ferez vous de tout ce temps libre ?
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«L’avenir appartient à ceux qui travaillent moins »