Présentiel ou distanciel ? Mon cœur balance !

Le travail en distanciel s'est très largement développé depuis le confinement. Pour le meilleur bien souvent, mais parfois pour du pire me semble t-il. Alors où mettre le curseur, pour quelles types d'activités et avec quel résultats ?

En distanciel, focus sur le contenu

Quand vous êtes en télétravail, vous êtes, pour la plupart d'entre vous, plus concentrés sur vos tâches et plus efficaces en n'étant pas interrompu ou dérangé par des discussions à proximité.

En réunion à distance également, nous sommes amenés à plus nous focaliser sur le contenu, les informations à partager.

De fait, les gens interviennent un peu moins, ne papotent pas ensemble et les horaires semblent plus respectées avec l'absence de trajet entre deux salles de réunion.

Parfait, alors que demande le peuple ?

Le peuple, je ne sais pas, mais personnellement, je vois que je perds une partie de l'aspect relationnel et de ses bénéfices, et cela, même lorsque c'est en visio.

Comment alors pallier ce déficit ?

Car oui, on peut aller plus à l'essentiel et être moins interrompu mais cela peut aussi être parce que l'on a perdu tout le monde au passage.

Comment éviter les réunions audios ou visio interminables où la moitié des participants n'écoute que d'une oreille, un quart est pleinement concentré sur la réponse à ses mails et le dernier quart prépare son intervention pour paraître aussi pertinent que possible ?

J'ai récemment fait une audio avec plus d'une trentaine de personnes au bout du fil, la plupart inconnues. J'étais en co-animation et devant le nombre et le retard qui commençait à s'accumuler, j'ai hésité à dédier un temps pour les faire se présenter brièvement mais mon collègue m'a convaincu qu'il fallait le faire. Et effectivement cette dizaine de minutes de démarrage ne sont pas perdues, au contraire, c'était le strict minimum pour que les personnes au bout du fil, certaines chez elles, certaines au bureau, réparties géorgraphiquement sur différents départements, se sentent un minimum incluses dans cette réunion.

Cela ne sera pas toujours nécessaire , surtout s'il s'agit d'une réunion avec votre équipe que vous connaissez bien. Pour autant, je vous conseille de ne pas négliger cette inclusion. Essayez de trouver comment pallier la machine à café d'avant la réunion. Cela peut être juste 2 mots sur sa météo personnelle c'est à dire : ça va bien/ moyen/ pas du tout avec un peu de contexte (est-ce plutôt pro ou perso ?). Cela permet de mieux gérer la suite de l'animation en tenant compte de ceux qui ne sont pas au top.

Et ensuite, pour éviter le désintérêt et la perte de temps mutuelle, s'assurer vraiment que seules les personnes qui ont un apport/ un intérêt doivent être là.

Voici trois règles extraites du livre La 25ème heure (dont j'avais fait un résumé dans un précédent article ici) pour la réunion : 4 à 6 personnes au plus, commencer à l'heure pile, maximum 30 minutes.

Chez Alan, la mutuelle qui réinvente la mutuelle, pas de réunion.

Chez Amazon, dans des conditions très spécifiques : "nous avons la culture de 'meetings' la plus bizarre qui soit", explique Jeff Bezos : "Pour chaque réunion, l'un des participants doit préparer un document de six pages, construit et correctement écrit, avec des phrases, des verbes, etc. Ce ne sont pas juste des listes, ces documents créent l'ensemble du contexte dans lequel doit avoir lieu la réunion, chaque participant étant tenu de les lire en silence avant que la réunion ne commence réellement".

Que pouvez vous faire à votre niveau pour améliorer la culture des réunions en distanciel et/ou en présentiel ? Pourriez-vous proposer à votre manager de tester d'autres manières de faire au niveau de votre service ?

Comment palier la perte de l'apport relationnel direct ?

Je suis une adepte de Zoom depuis 2015 et des animations à distance, en tant qu'animatrice comme en tant que participante. De même, je n'ai jamais eu de souci à coacher à distance par visio ou téléphone. Je trouve cela pratique, facile et que cela permet d'échanger de manière aussi fluide qu'en "réel".

Je suis également une fervente convaincue des bienfaits et avantages du télétravail.

Pourtant, je remarque que je perds en proximité et noue moins de relations avec des personnes d'un groupe qui suit une animation à distance. S'il s'agit de participants que je ne connaissais pas, je ne garde pas contact sauf si j'ai eu l'opportunité de participer à une activité en petit groupe suffisamment pertinente. Pour ceux que je connaissais avant la réunion, je rate la petite discussion informelle à la pause.

Or ces discussions informelles permettent de mieux se connaître mais en entreprise, elles permettent aussi de faciliter des projets, de mieux collaborer voire de réguler les tensions.

Welcome to the Jungle vient de publier un article intéressant à ce sujet sur les effets de la perte des commérages en entreprise suite au tout distanciel.

Voyez au sein de votre équipe s'il est possible de garder un temps commun où les gens se voient, même si ce n'est pas toutes les semaines. A défaut, certains de mes coachés pendant le confinement ont mis en place des réunions en visio informelles "café" qui permettent en partie de répondre à ce besoin d'échanges et de relationnel.

Les effets du tout numérique sur la mémorisation

Parmi les effets secondaires, lorsque je suis uniquement en digital, malgré le focus sur le contenu, j'ai l'impression de moins bien mémoriser. Disons que je n'ai plus la capacité de faire des liens avec l'environnement tels que : "ah ça c'était quand untel a dit ça, c'était dans telle salle etc" . A mes yeux toutes les réunions Zoom se ressemblent un peu ! Tout l'aspect sensoriel du lieu n'est plus là, le mouvement également est absent et tout cela manque, personnellement, pour ma mémorisation.

Alors que je commençais à écrire cet article j'ai reçu une newsletter en provenance de Mille et une feuilles, entreprise de papeterie dont le sujet était la différence entre le livre papier et le livre numérique pour mieux apprendre.

En voici quelques extraits :

"A travers une expérience consacrée à la manipulation et la lecture de livres, Charles Spence, professeur de psychologie expérimentale à l’université d’Oxford, a prouvé que nous retenons mieux les informations lorsque plusieurs de nos sens participent à leur acquisition."

Nous retenons mieux quand plusieurs sens sont sollicités mais une autre étude précise que surtout, nous ne retenons pas la même chose :

"L’étude menée par Geoff Kauffman, de la Carneggie Mellon University et Mary Flanagan, du Darmouth College, conclut en effet que les processus de mémorisation sont distincts selon les supports.

D’un côté, l’apprentissage et la lecture sur écran contribueraient à consolider des détails sur un sujet, tandis que sur papier, ils faciliteraient la compréhension de concepts abstraits.

La pensée abstraite serait ainsi moins perçue à travers les écrans qu’à travers le papier."

Nous devons donc aujourd'hui réinventer des modes de travail et de relation qui nous permettent de garder notre efficacité mais également notre mémorisation , notre motivation et notre implication

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Et vous comment vivez vous vos réunions audio, visio ou présentiel (en masqués) ?

Comment palliez-vous le manque relationnel ?

Cela vous donne t-il des idées pour vos prochaines réunions ?